Kanban para mejorar tu productividad personal

Es probable que ya hayas escuchado o leído sobre Kanban, ya sea estudiando o trabajando. O tal vez, lo estás usando y no lo sabes. Sea como sea, veamos de qué trata Kanban y cómo puedes usar Kanban para mejorar tu productividad personal.

¿ Qué es Kanban ?

Es un sistema de información que nos permite controlar los productos requeridos en cada proceso llevado tanto en fábrica, como en otro tipo de negocios como el de los softwares. Actualmente, es parte de las metodologías ágiles más usadas profesionalmente.

Se origina en los procesos Just in Time de Toyota, como habrás notado el término está en japonés. El significado de Kan es visual y Ban es tarjeta, por lo cual se denomina tarjeta visual, que es la herramienta que más se usa en esta metodología.

Principios de Kanban para mejorar tu productividad personal

Conozcamos los principios de esta metodología:

1er Principio: Empezar con lo que hace ahora

Esto debido a que no se requiera mayor preparación previa, es una metodología que ahorra mucho tiempo en ello. Permitiendo centrarse en lo que se necesita hacer en el momento.

2do Principio: Compromiso a buscar e implementar cambios incrementales

Esta metodología permite generar pequeños pero continuos cambios, que nos permita tener la tan conocida mejora continua.

3er Principio: Respetar procesos y responsabilidades actuales

Ni se prohíben ni se obliga generar cambios en los procesos. Pero, se recomienda que sean cambios incrementales, para tener menor resistencia al cambio.

4to Principio: Animar el liderazgo

En cuestión de equipo, se anima a que todos desarrollen más su liderazgo, y no esperando que solo la directiva se encargue. Para nuestro caso personal, debemos interiorizar aún más la mentalidad de mejora continua.

Las prácticas más importantes para implementar Kanban y mejorar tu productividad personal

• Visualizar el flujo de procesos: Es lo que nos permite detectar los cuellos de botellas, conocer el estado real de cada proceso y así mejorar a tiempo.
• Eliminar/Disminuir interrupciones: Para lograrlo es necesario establecer límites de trabajo en cada proceso. Así sabremos si estaremos haciendo varias cosas al mismo tiempo o dónde están los cuellos de botella.
• Gestionar el flujo de procesos: Para ello, debemos tener súper claro cuál es nuestro flujo, examinemos a consciencia todas las etapas que necesitamos y si es necesario habrá que subdivirlas.
• Tener políticas claras: Esto nos servirá para poder saber qué y cómo lo hacemos, hasta nosotros mismos nos podríamos enredar si no definen bien.
• Retroalimentación: Haciendo referencia a la retroalimentación en equipo, creeríamos que solos no tendría sentido. Pero, todo lo contrario, poder tener la capacidad de autoanalizarnos en nuestras actividades diarias es algo que sí o sí nos traerá efectos positivos. Cabe resaltar, que no debemos ser tan radicales en nuestras opiniones hacia nosotros. Pero, esa introspección generada te ayudará en mil formas.
• Mejorar colaborando: Aquí también debemos adaptarnos a trabajar con nosotros mismos, teniendo en cuenta la visión que tenemos o queremos tener, junto a los problemas que tenemos por resolver.

Ahora sí, ¿ cómo hago mi tablero Kanban ?

Espero que no te hayas aburrido con todo lo anterior, pero me pareció importante darte la base real y tratar de adaptarla a nuestra vida personal.

Para realmente aplicarla, necesitamos usar un tablero Kanban, ya sea que te inclines por uno físico o digital. Lo básico que debe contener es lo siguiente:

• Columna «Por hacer»
• Columna «En proceso»
• Columna «Hecho»

Si queremos ser más específicos y trabajar con un solo proyecto o varios proyectos con el mismo flujo de procesos, podemos tener más columnas, subdividiendo o agregando las que hayamos detectado en nuestro análisis previo del flujo.

1er paso: Colocar nuestra columnas en un papelógrafo, cartulina, pizarrar, cuaderno. O podemos usar alguna app en nuestro celular o computadora. Una de las que he usado ha sido Trello, también podrías usar Jamboard. Pero, realmente prefiero hacerlo en físico, siento más compromiso al hacerlo y visualmente me es más llamativo. Todo depende de tus gustos y contexto.

2do paso: Haciendo uso de post-it o cualquier otra cosa que te sea útil en lo físico o digital, ingresa cada actividad que tengas que realizar en la columna por hacer.

3er paso: Ahora es lo más divertido, trasladar cada actividad a tu columna en proceso o la que hayas decidido personalizar. Si decidiste personalizar, deberás repetir este paso hasta que hayan acabado las etapas diseñadas.

4to paso: Habiendo terminado la última etapa de tu actividad podemos llevarla a la columna Hecho y soltar una gran sonrisa. Ver tu columna Hecho llena de las actividades con las que iniciaste, te da una sensación de alta productividad que realmente amarás.

Paso extra: Si necesitas tener hecha una actividad A, para poder hacer la actividad B, y demora en realizarse, coloca algo rojo que indique bloqueo en esa tarjeta(post-it) de actividad.

¿ Y en qué te va a ayudar Kanban para mejorar tu productividad personal?

Pues esta cosa tan simple te traerá los siguientes beneficios :

• Detectar los cuellos de botellas en tus actividades diarias o proyectos. Así podrás cambiar el rumbo y ahorrar tiempo, si ves que una o varias columnas llenas sin avanzar.
• Ser más enfocada y productiva. El hecho de que tú mismo traslades cada actividad a la columna en proceso te hace iniciar de una vez. Tienes un compromiso por cumplir y así poder avanzar y verlo en la última columna tan deseada.
• Tener una visión general de tus actividades y su progreso.
• Planificar mejor tus actividades y encontrar oportunidades de mejora.

Espero de todo corazón que hayas visto todo lo bueno que te puede ofrecer este método, te recomiendo que comiences muy pronto. Te deseo lo mejor 🙂

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